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来訪者対応

多様に変化していく現代のビジネス社会の中で、打ち合わせや会議のために必要不可欠とも言えるアポイントメント業務や、場所の確保のための情報収集、予約といった事務的業務、そして、当日いらっしゃる方々への配慮と対応といったように、ビジネスシーンにおける「対人」という業務の裏には準備から実行までなかなか手間のかかる業務であると言えるのではないでしょうか。中にはこういったことが得意ではないというビジネスマンも少なくないのではないでしょうか。
そこで注目したいのが、アポイントメントや来客対応といったものに特化したRPA導入ではないでしょうか。
このロボットは、G-SuiteやOffice 365のOutlookカレンダー連携が可能で、アポイントメントの予定作成を自動化したり、招待やリマンドのメール送信を行うなど、面倒な作業をサポートしてくれるものと言えるでしょう。
なかでも一番力を発揮できるのが、当日の来客対応を自動で行うというところではないでしょうか。
事前に招待メールなどでアポイントパスやQRコードなどを受け取っている来客者は、当日受付に設置された端末にコードを入力、またはQRコードを読み取らせると、来訪通知が担当者に送信されるといったもので、来客時の取り次ぎや待機してもらうといったことが解消され、担当者側も、来訪者がわも簡単でストレスなく会議に参加できるという優れものと言えるでしょう。
来訪時の通知方法は、従来より一般的なメールをはじめ、ChatWork、Skype for Business、Facetimeといったビジネスツールのほか、SMS、電話の音声通知といったものまで、さまざまに連携可能な機能と言えるため、通常の業務で使っている連絡ツールで送受信が可能ということもポイントでしょう。
さらに、受付端末で入館証といったものを印刷することも可能のようで、従来のように用紙へ記入するといった手間を無くせるのもメリットと言えるでしょう。
人が行うしかない業務と考えられていた来客対応を自動で行うようにすることで、業務時間の有効活用が望めるため、多種多様な規模や業務の企業で活用されているようです。

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